Como líder de produto, seu trabalho envolve solucionar problemas, mas é essencial ir além de tratar sintomas e focar nas causas dos problemas.

Muitos líderes de produto utilizam o método 5 Porquês para descobrir a causa raiz dos problemas. Vamos explorar como líderes de destaque aplicam essa metodologia e como você pode usá-la em sua equipe.

Compreendendo o método 5 Porquês

O método 5 Porquês baseia-se em um processo iterativo de questionamento. Equipes perguntam “por quê” repetidamente para identificar as causas raízes de um problema. As respostas se constroem umas sobre as outras, por isso é uma prática comum perguntar “por quê” pelo menos cinco vezes.

Veja um exemplo de como o método 5 Porquês pode ser aplicado:

• Problema — Uma nova funcionalidade não está gerando receita. Em vez de assumir um defeito na funcionalidade, usa-se o método 5 Porquês para manter a mente aberta e incentivar a colaboração multifuncional.
• Primeira rodada — Por que a funcionalidade não gera receita? A maioria dos usuários não está ciente da existência da funcionalidade.
• Segunda rodada — Por que os usuários não sabem da funcionalidade? Os usuários não foram informados sobre as novas mudanças.
• Terceira rodada — Por que os usuários não foram informados? A equipe de marketing não recebeu informações e recursos suficientes para criar uma campanha.
• Quarta rodada — Por que a equipe de marketing não estava preparada? Houve falta de comunicação e planejamento multifuncional.
• Quinta rodada — Por que não houve colaboração multifuncional? Não há reuniões agendadas para manter outras equipes atualizadas.

Utilizando o método 5 Porquês, identificou-se que a falta de comunicação multifuncional foi a verdadeira causa do fracasso da nova funcionalidade, e não a funcionalidade em si.

4 exemplos reais de uso do método 5 Porquês

Agora, vejamos como líderes de produto aplicam o método 5 Porquês em suas equipes.

Identificando a causa real dos problemas

Encontrar a causa raiz frequentemente requer a contribuição de múltiplas equipes. Tim McConville, VP de Gestão de Produto e Design na Moda Operandi, utiliza o método 5 Porquês para promover a colaboração entre diferentes grupos.

McConville colabora estreitamente com equipes de merchandising e tecnologia, usando o método para manter as discussões centradas no cliente.

Perspectivas diversas proporcionam uma compreensão mais profunda da situação. Equipes de marketing não falam por TI, e as equipes técnicas não conversam diariamente com os clientes. Incentivar a comunicação aberta entre departamentos facilita a identificação da causa raiz dos problemas.

Incentivando a colaboração multifuncional

Honestidade e comunicação aberta são cruciais para o sucesso do método 5 Porquês. Prabhath Nanisetty, chefe global de Indústria, Dados de Varejo e Tecnologia na Snowflake, destaca a importância de compartilhar falhas para construir confiança.

“Quando realizamos postmortems de um produto, fomos muito objetivos e não tentamos esconder más decisões que foram tomadas,” disse Nanisetty.

À medida que os membros da equipe usam o método 5 Porquês, pode levar algum tempo para se acostumarem a admitir falhas. No entanto, investir no processo, mesmo que cause desconforto ou frustração, é importante.

As equipes aprenderão a compartilhar dificuldades e colaborar, levando a uma resolução de problemas mais eficaz.

Fomentando uma cultura de curiosidade e aprendizado contínuo

Mahesh Guruswamy, diretor de Produto e Tecnologia no Kickstarter, observa que é importante diagnosticar o que causou problemas. Situações difíceis incluem atrasos em projetos, uma nova contratação que não deu certo ou voltar atrás em uma promessa.

Guruswamy destaca que o método 5 Porquês é útil mesmo em situações de negócios.

Quando um incidente ou projeto ainda está fresco na mente de todos, é mais fácil lembrar dos detalhes e entender como as equipes interagiram. Os membros da equipe podem oferecer novas perspectivas sobre o que aconteceu. Isso também pode ajudar a descobrir dinâmicas organizacionais, como falhas de comunicação, papéis não claros ou hábitos culturais que estão na raiz do problema.

Geralmente, os gerentes de produto assumem o papel de líder do método 5 Porquês. No entanto, pode ser útil designar essa responsabilidade a outra pessoa que possa guiar a discussão, permitindo que você ouça ativamente e faça perguntas de acompanhamento para garantir uma visão precisa do quadro geral.

Prevenindo a recorrência de problemas ao abordar a fonte

A principal vantagem da análise de causa raiz é encontrar e abordar a fonte do problema. Porém, encontrar o problema certo não é fácil. Muitas equipes não se aprofundam o suficiente para descobrir a causa raiz. Em vez disso, acabam criando soluções superficiais que não resolvem o problema central.

Abhishek Dwivedi, diretor de Gestão de Produto na Issuu, disse: “Não é tão simples como alguém dizer: ‘Se eu tivesse um botão do lado direito, eu simplesmente clicaria nele e obteria o que quero.’ Isso não é o que procuram. Se fosse verdade, todo app ou site seria um monte de botões.”

Ao conduzir uma discussão baseada no método 5 Porquês, é um sinal de alerta se não houver um problema identificado e nenhuma ação for requerida para corrigir o que deu errado. O método 5 Porquês é projetado para ir ao cerne do problema.

Mas identificar a causa raiz não deve ser o fim da discussão. Sua equipe também precisa criar um plano de ação para resolver o problema. Todos devem saber quais são os próximos passos e quem é responsável por executá-los. Isso ajuda a evitar soluções superficiais e impede a recorrência de problemas.

Como adaptar o método 5 Porquês à sua equipe

No final das contas, os métodos são ferramentas, não regras rígidas. Aqui estão alguns fatores a considerar ao adaptar o método 5 Porquês para se adequar à dinâmica de sua equipe:

• Tamanho e estrutura da equipe — Equipes maiores podem precisar de uma abordagem estruturada, enquanto equipes menores podem ser mais informais. Reuniões individuais ou grupos de discussão também podem ser úteis.
• Tipos de problemas — O problema pode ajudar a decidir quem trazer para a reunião. Pode ser desejável ter membros de equipe multifuncionais presentes para oferecer diversas perspectivas.
• Cultura da empresa — Líderes de produto precisam incentivar a comunicação aberta e uma cultura honesta para obter os melhores resultados.
• Remoto vs. presencial — Equipes virtuais podem usar ferramentas de colaboração online, enquanto reuniões presenciais podem usar quadros brancos para mapeamento visual.

Joel Meyer, ex-diretor de Produto na Vimocity, compartilha que entender as forças e fraquezas dos membros da equipe é crucial para adaptar os métodos a eles. Também é possível garantir que os membros da equipe tenham habilidades complementares, criando uma equipe forte.

Uma vez que você compreende a dinâmica de sua equipe, pode mergulhar no processo. Meyer afirma: “…Você precisa combinar o indivíduo, a equipe e o processo. Do lado do processo, é escolher primeiro um método,” recomenda Meyer. Ele sugere começar com um método que alguém da equipe já conheça e, em seguida, ajustá-lo para alinhar-se ao seu negócio e à complexidade da sua empresa.

Principais conclusões

O método 5 Porquês é excelente para análise de causa raiz. No entanto, seu sucesso depende da capacidade da equipe de se comunicar abertamente e confiar uns nos outros. Compreender a dinâmica de sua equipe pode ajudar a adaptar o método 5 Porquês para torná-lo bem-sucedido.

Você pode querer experimentar abordagens diferentes para encontrar o que funciona para sua equipe. Talvez você queira incorporar ferramentas de mapeamento visual ou estratégias para incentivar a comunicação aberta. Pode haver alguma resistência no início, mas com o tempo sua equipe começará a se abrir em um ambiente de apoio.

Imagem em destaque: IconScout